راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب در کسب و کار های کوچک

آشنایی با انواع مختلف دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب بخش جدایی ناپذیر شرکت های امروزی بوده و سال ‌های سال است که در مکان های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند. موضوع حضور و غیاب کارمندان و پرسنل یک مجموعه جزو موضوعاتی است که از گذشته تاکنون مطرح بوده و در زمان‌های دورتر نیز، راهکارهای سنتی برای ثبت حضور کارمندان و اعضای یک مجموعه پیاده سازی می شد. این راهکارهای سنتی بسیار وقت گیر و زمان بر بوده و ضریب اشتباهات در آن ها بسیار بالا بود. به همین خاطر به مرور زمان، مدیران مجموعه سعی کردند راهکارهای جدیدتری را در این زمینه پیاده سازی نمایند.

راهکارهایی که در این زمینه عملی شدند، در ابتدا بسیار ساده بودند، اما کم کم تا جایی پیشرفت کردند که در نهایت به تولید دستگاه‌ های حضور و غیاب نیمه اتوماتیک و دستگاه حضور و غیاب انگشتی منجر شدند. این دستگاه ها عملکرد حضور یا عدم حضور پرسنل را به صورت نیمه اتوماتیک ثبت کرده و عملکردشان به صورت پانچی و کارتی بود. اما امروزه اوضاع تغییرات بسیاری داشته و در حال حاضر چیزی که مورد استفاده قرار می گیرد و در سایت جهان گستر پارس به مشتریان ارائه می شود، دستگاه های هوشمندی هستند که بدون دخالت انسان قادر به ثبت و نگهداری تمام رکوردهای حضور و غیاب افراد می باشد. در حال حاضر 4 نوع از دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار وجود دارد که شامل موارد زیر می شوند:

هر شرکت و سازمانی با توجه به تعداد کارکنان و نیازهای سازمانی خود می تواند یکی از این دستگاهها  را برای نصب و راه اندازی در مجموعه خود انتخاب کند. در این بین هستند دستگاه هایی که عملکرد دو دستگاه را به صورت یکجا انجام داده و با خرید آن ها در واقع، با یک تیر دو نشان می زنید. به طوری که می توان از این دستگاه ها  هم به عنوان یک دستگاه حضور و غیاب کارتی استفاده کرد و هم دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی؛ طبیعی است قیمت این دستگاه ها نسبت به دستگاه هایی که عملکرد یکسان و تک حالته دارند کمی بیشتر باشد.

شما به عنوان مدیر یک مجموعه در ابتدا باید بدانید که کدام دستگاه متناسب با نوع فعالیت های مجموعه تان است و سپس اقدام به خرید محصول موردنظر نمایید. در بسیاری از سازمان ها، به دلیل نوع خاصی از فعالیت نمی توان از دستگاه های حضور و غیاب تک حالته استفاده کرد و به همین خاطر مدیریت مجبور است تا از سیستم هایی که دو معیار برای ثبت حضور و غیاب دارند استفاده کند. اگر مجموعه شما هم جزو این مجموعه هاست، همین حالا با شماره تلفن های شرکت جهان گستر پارس در تماس باشید تا با بهترین و باکیفیت ترین دستگاه های حضور و غیاب مناسب کسب و کارتان آشنا شوید.

مزیت دستگاه حضور و غیاب

به کمک دستگاه حضور و غیاب، می توان ساعات ورود و خروج کارمندان را به سادگی ثبت نمود و از این بابت کار مدیر را تسهیل بخشید. مدیریت یک سازمان می‌ تواند با خرید و استفاده از بهترین دستگاه حضور و غیاب، وضعیت حقوق و دستمزد پرسنل خود را به خوبی مدیریت کرده و از ورود افراد غیرمرتبط به بخش های حساس سازمانی جلوگیری کند. در کنار این موارد، ده ها ویژگی مثبت دیگر را نیز می توان برای دستگاه های حضور و غیاب در نظر گرفت. به همین خاطر وجود یک سیستم حضور و غیاب کاربردی و مناسب، برای بسیاری از سازمان ها واجب بوده و منافع بسیاری را برای شان به همراه خواهد داشت.

برای انتخاب مناسب و صرف درست هزینه در خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب چه عواملی دخیل هستند؟

در بین دستگاههای حضور و غیاب، مدل های مختلفی وجود دارد که شما می توانید بسته به نوع کاربری سازمان و مجموعه تان یکی از آن ها را انتخاب کنید. به طور کلی بهترین دستگاه حضور و غیاب دارای گارانتی معتبر و طولانی، سرعت پردازش و ثبت اطلاعات بالا، امنیت عالی و تضمینی، نداشتن امکان تقلب و اشتباه و بهره مندی از روش مناسب احراز هویت کاربران می باشد.

بهترین دستگاه حضور و غیاب چه دستگاهی است؟

یکی از سوالاتی که احتمالا برای بسیاری از مدیران پیش از خرید و تهیه‌ سیستم حضور غیاب پیش آمده، این است که بهترین دستگاه حضور غیاب چه ویژگی هایی داشته و چگونه می توان بهترین حضور و غیاب سازمانی را خریداری نمود؟ تمام افراد پیش از آن که محصولی را خریداری نمایند، ابتدا درباره‌ آن تحقیق کرده و سعی در انتخاب بهترین و مناسب ترین محصول دارند. مدیران مجموعه های مختلف نیز با در نظر گرفتن این موضوع که قرار است هزینه زیادی را صرف خرید و راه اندازی اتوماسیون حضور و غیاب نمایند، به دنبال بهترین و کاربردی ترین نمونه موجود هستند که بیشترین مطابقت را با کاربردهای سازمانی شان داشته باشد.

به منظور انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب و کسب بیشترین رضایت از خرید، باید فاکتورهایی مانند شرایط محیط کار و قیمت دستگاه حضور و غیاب را مد نظر قرار داد.

در واقع آن ها می خواهند محصولی را انتخاب کنند که تا سالیان سال برایشان کار کرده و کمتر دچار مشکل شود. در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب، چند فاکتور مهم و اساسی وجود دارد که توجه به آن ها باعث انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب می شود. اگر شما بتوانید با ویژگی‌ های بهترین دستگاه حضور و غیاب سازمانی آشنا شوید، می توانید مناسب ترین نوع دستگاه را برای مجموعه تان انتخاب کنید. دستگاه حضور و غیاب، دستگاهی است که برای کنترل تردد کارمندان یک سازمان از آن استفاده شده و وجود آن امری ضروری است.

بهترین دستگاه حضور غیاب از نظر قیمت

اگر جزو کسانی هستید که قیمت دستگاه مهم ترین اولویت خریدتان است، بد نیست بدانید مناسب ‌ترین دستگاه حضور و غیابی که می توانید آن را خریداری کرده و علاوه بر پرداخت قیمت نسبتاً پایین‌ از کارایی خوب آن نیز بهره مند شوید، دستگاه‌ حضور و غیاب کارتی است. این دستگاه ها به نسبت مدل های دیگر (مثل دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا تشخیص چهره) به دلیل ساختار ساده تری که دارند، قیمت کمتری داشته و برای سازمان هایی که مدیریت آن ها تمایلی به صرف هزینه های سنگین در این رابطه ندارد بسیار مناسب می باشد.

در همین راستا، گران ‌ترین نوع سیستم حضور و غیاب نیز دستگاه ‌های حضور و غیاب تشخیص چهره هستند. این سیستم دقیق‌ ترین عملکرد را داشته و از نظر کارایی بهترین بازدهی را بدون کمترین خطا برای شما به ارمغان می آورد. در مقاله دیگری از سایت جهان گستر پارس به بررسی این دستگاه ها پرداخته ایم.

بهترین دستگاه حضور و غیاب از نظر عملکرد

عملکرد یک سیستم حضور و غیاب مناسب بر مبنای عواملی چون سرعت تشخیص بالا، خطای کم، عدم امکان تقلب و دور زدن سیستم و حافظه آن سنجیده میشود.

دستگاه حضور و غیاب کارتی یک ایراد بزرگ دارد! به طوری که اگر فردی کارت خود را به همراه نداشته باشد، امکان ثبت حضور وی فراهم نخواهد بود. همچنین امکان استفاده افراد مختلف از کارت و کد شخص دیگر نیز به وسیله این دستگاه ها امکان پذیر است. این مسائل در سیستم های حضور و غیاب بیومتریک و به خصوص دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره وجود ندارد. تنها مزیت سیستم حضور و غیاب کارتی ساده بودن کار با آن هاست. در واقع همین مورد نیز موجب شده تا سیستم های حضور و غیاب کارتی محبوبیت زیادی در بین افراد پیدا نمایند.

در دستگاه‌هایی که به صورت اثر انگشتی و یا بیومتریک فعالیت می کنند مشکلاتی که در دستگاه های کارتی وجود داشت دیده نمی شود و این دستگاه ها به راحتی می توانند با استفاده از هویت شخصی افراد، حضور وی را ثبت نمایند. همچنین این نوع از دستگاه ‎‌های حضور و غیاب سرعت بسیار بیشتری نسبت به دستگاه های کارتی دارند. به همین خاطر اگر مجموعه شما محیطی شلوغ و پرکاربر دارد، بهتر است به جای استفاده از دستگاه‎ های کارتی که سرعت عملکرد پایینی دارند، از سیستم های حضور و غیاب بیومتریک استفاده کنید.

بدین ترتیب دیگر شاهد صف ‌های طولانی برای کارت کشیدن کاربران نخواهید بود. در نتیجه شما بایستی با توجه به اینکه چه تعدادی از پرسنل در اختیارتان است، اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب نمایید. طبیعی است هرچقدر تعداد این دستگاه ها بیشتر باشد، فرآیند تشخیص هویت و ثبت حضور و غیاب کاربران سریع‌تر انجام خواهد شد.

ویژگی های بهترین سیستم حضور و غیاب

اداره‌ جات و شرکت‌های مختلفی که در زمینه های گوناگون فعالیت می کنند، همیشه مشکلات خاصی با ثبت عبور و مرور کارکنان خود داشته اند. در گذشته این مشکل با استخدام و بکارگیری یک یا چند نیروی نگهبان برطرف می شد اما امروزه به دلیل هزینه های بالای دستمزد نگهبان و البته خطاهایی که ممکن است در این زمینه رخ دهد، این ایده چندان منطقی به نظر نمی رسد. به همین خاطر خرید و استفاده از دستگاه های حضور و غیابی که به شکل کاملاً اتوماتیک و بدون خطا عبور و مرور کارکنان و افراد داخل یک مجموعه را ثبت می کند، به راهکار جایگزین این کار شده است.

چه فاکتورهایی تعیین کننده بهترین دستگاه حضور و غیاب است؟

با توجه به رشد روزافزونی که فن آوری های نوین و دستگاه های حضور و غیاب و ثبت تردد در این سال ها داشته اند، خرید برترین دستگاه حضور و غیاب که تمامی نیازهای مدیریت را برطرف سازد کمی سخت شده است. اگر مایلید با ویژگی های بهترین دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید در ادامه همراه ما باشید؛ شایان ذکر است این معیارها می توانند به عنوان معیارهای اصلی خرید دستگاه حضور و غیاب استفاده شوند.

تعیین روش احراز هویت قبل از انتخاب دستگاه حضور و غیاب

با توجه به نیاز سازمان‌ها، مؤسسات و مجموعه‌های بزرگ و کوچک با کاربری متفاوت، دستگاه‌های مختلفی برای احراز هویت طراحی، تولید و به بازار عرضه می‌شود. هرکدام از این دستگاه‌ها، روش‌های مختلفی برای احراز هویت کارکنان دارد:

• دستگاه رمزی یا کد: در این دستگاه برای هر شخص، رمز عبور (Password or Code) و عدد خاصی در نظر گرفته می‌شود که برای عبور و مرور باید ابتدا شناسه و سپس پسورد خود را وارد کند.

• دستگاه تشخیص اثرانگشت: در این حالت افراد برای ثبت تردد و عبور و مرور از اثرانگشت (Finger Print) استفاده می‌کنند که شناسه‌ای منحصربه‌فرد است. اگر دستگاه از کیفیت مناسبی برخوردار نباشد، ممکن است براثر عواملی مانند ایجاد آلودگی یا تابش مستقیم نور بر روی حس‌گر اثرانگشت، احراز هویت با مشکل روبرو شود.

• دستگاه احراز هویت با الگو کف دست: دستگاه اسکن کف دست (Palm Scanner)  با شناسایی خطوط کف دست، هویت افراد را تشخیص داده که این مورد نیز برای هر فرد منحصربه‌فرد است.

• دستگاه تشخیص چهره: در  (Face Detection) فرد برای احراز هویت باید مقابل دستگاه قرار گیرد. با استفاده از دوربینی که بر روی دستگاه قرارگرفته است، چهره فرد شناسایی می‌شود و تردد او ثبت می‌شود.
• دستگاه تشخیص عنبیه: یکی دیگر از دقیق‌ترین و بهترین دستگاه‌های احراز هویت،  (Iris) یا چشمی است که در این روش باید فرد در مقابل دستگاه قرار گیرد و با توجه به فاکتور عنبیه، چهره او شناسایی می‌شود.
• دستگاه شناسایی کارت: در این مدل، به هر کاربر یک کارت مخصوص اختصاص داده می‌شود که در زمان تردد، فرد کارت را به دستگاه نزدیک کرده و سریال کارت توسط دستگاه خوانده‌شده و تردد فرد ثبت می‌شود. معمولاً از کارت‌های بدون تماس یا Rfid برای این منظور استفاده می‌شود. البته درگذشته مدل‌های دیگری چون کارت پانچی یا مغناطیسی نیز مرسوم بوده که در حال حاضر، دیگر استفاده نمی‌شود.

با توجه به توضیحات ارائه‌شده، اولین فاکتور قبل از تهیه و خرید سیستم حضور غیاب، انتخاب روش شناسایی کاربر با توجه به تعداد کاربران، شرایط نصب و بهره‌برداری، نیاز، سلیقه و بودجه کارفرما می‌باشد.

 منبع : Time Doctor